Időszak lezárása – Házipénztár program

Abban az esetben, ha a Kulcs-Könyvelés vagy a Kulcs-Egyszeres programba szeretné feladni a Házipénztár szoftverbe rögzített tételeit vagy egyszerűen csak adott napig szeretné lezárni a forgalmat (hogy az adatokat ne lehessen – esetleg tévedésből sem – módosítani), a Karbantartás menü / Időszak lezárása parancsát kell lefuttatnia.

Szigorú számlavezetés használata esetén ez a menüpont nem látszik a Karbantartás menüben, a menüpont használatára nincs (adatátadás közben sincs) szükség.

Az időszak lezárása az esetek többségében egyszerűen, sikeresen lefuttatható művelet, azonban a tapasztalatok azt mutatják, hogy előfordulhat olyan jellegű hiba a házipénztár-kezelés folyamán, aminek következtében valamely kiadás rögzítésekor a program által számított egyenleg nulla alá csökken. Mínuszos egyenleggel rendelkező időszak adatait a szoftver nem engedi feladni más programok felé.

Ilyen jellegű probléma olyan Felhasználóinknál fordulhat elő, akik a szigorú számlavezetés és az egyenlegfigyelés programfunkciót sem használják. Az időszak lezárása közben a program pontos információt ad arról, hogy mely bizonylatnál merült fel a probléma. Javasoljuk, hogy kérdezze le bizonylatainak listáját a Listák menü / Pénztárbizonylatok listájából (célszerű lehet a Teljes lista gomb használata), majd vizsgálja meg a problémás tétel környékét (előtte is, utána is néhány bizonylatot, valamint a rendezett egyenleget), így nagy valószínűséggel látszani fog a probléma konkrét oka.

A felmerülő hibának öt oka lehet:

1. A nyitó pénzkészlet – egyelőre – nincs beállítva a szoftverben,
2. Adott nap bevételei a kiadások után kerültek rögzítésre, így – bár ideiglenesen, de – előfordulhat, hogy a számított egyenleg nulla alá csökken,
3. Valamely pénztári tétel rögzítése esetén téves dátum került a bizonylatra, így az egyenleget – negatív vagy pozitív irányban is – torzíthatja,
4. Olyan összegű kiadás lett rögzítve a programban, amely fizikailag nem volt jelen a pénztárban,
5. Egyes bizonylatok utólagosan kerültek rögzítésre, így a rendezett egyenleg értékei valószínűleg helytelenek.

Megoldási javaslatok:

1. Nyitó pénzkészletét a Karbantartás menü / Beállítások menüpontban a Bizonylat fülre kattintva, jobb oldalon, a „Nyitó pénzkészlet” sorba rögzítheti.
2. A szoftver lehetőséget biztosít arra, hogy a napon belüli pénztárbizonylatok rögzítési sorrendjétől függetlenül a listákon először a bevételi pénztárbizonylatok jelenjenek meg, majd a kiadásokat csak ezek után listázza. A Karbantartás menü / Beállítások menüpontjának Működés fülén kapcsolhatja be az “Egyenleg számításkor és újrarendezésnél a bevételi bizonylatokat előre” opciót, így a későbbiekben nem jelenthet problémát, ha a kiadási bizonylatokat esetleg a bevételek előtt rögzítette.
3. A téves dátummal rögzített bizonylatok helytelenül rögzített adatait – értelemszerűen – javítani kell.
4. Ha olyan pénzösszeg került kiadásra, amely fizikailag nem volt jelen a pénztárban, javasoljuk, hogy konzultáljon könyvelőjével a probléma megoldásáról.
5. Abban az esetben, ha nem időrendi sorrendben rögzítette tételeit vagy ha utólagosan akár csak 1-2 tételt is beszúrt a korábbi bizonylatok közé, javasoljuk, hogy rendezze bizonylatait időrendi sorrendbe. A pénztárbizonylatok rendezése a bizonylatszámok megváltozását okozhatja, ezért rendezés előtt célszerű lehet adatmentést készíteni.

Időszak zárásának folyamata:

A Karbantartás menü/Időszak lezárása parancs kiválasztása után adja meg a zárni kívánt időszak záró dátumát

Ezzel a művelettel lezárja az időszakot. A bizonylatok rendeződni fognak, ezért az azonosítójuk megváltozhat. Folytatja? 

A lezárás abban az esetben nem lehetséges, ha a pénztár egyenlege 0 alá csökken ebben a periódusban a listázott bizonylatoknál. Erre a program figyelmeztető üzenetet is küld.

Az adatátadás menetéről ezen az oldalon talál bővebb információt.