Az ellenőrzés során előforduló figyelmeztetések és azok jelentései - Adatátadó rendszer

Az adatátadási folyamat során, a tételek ellenőrzése közben, hiányos vagy helytelen kitöltés esetén az Adatátadó rendszer az alábbi figyelmeztető üzeneteket jelenítheti meg: 

Törzsadatokra vonatkozó üzenetek

A fogadott név nem található: ha a feladó programban felvitt partnerek között van olyan, akit a célprogramban más néven rögzítettünk, az egy másik (vagy ugyanaz, de más néven felvitt) partnerre cserélhető. Ha a célprogramban semmiféle helyettesítő adat nem érhető el az adott partnerre vonatkozóan, akkor azt automatikusan létrehozhatjuk, az adategyeztető panelen a Létrehozás a célállományban ikonra kattintva.

A fogadott részleg- és/vagy munkaszám nem található: részleg- és/vagy munkaszám használata esetén a helyettesítő adat lenyitható listájából választhatunk ki egy, már létező részleg- vagy munkaszámot. Ha az a helyettesítő adatok között nem található – az adategyeztető panelen a Létrehozás a célállományban ikonra kattintva automatikusan létrehozható a hiányzó adat.

Ha inkább a fogadó programban szeretnénk kézzel rögzíteni a törzsadatokat, a rögzítést követően kattintsunk a Frissítés ikonra. Ezt követően a helyettesítő adat lenyitható listájából már kiválaszthatjuk az újként felvitt részleg- és/vagy munkaszámot. Részleg- és munkaszám információk nélkül is átadhatjuk tételeinket, ekkor elegendő, ha az üzenet megjelenésekor egyszerűen az OK gombra kattintunk.

Az áfa kulcs nem állapítható meg automatikusan: a könyvelésben több azonos kulcsú áfa is található a beállítások között, a lenyitható listából választhatjuk ki a szükséges kulcsot. A figyelmeztetés általában speciális áfát érintő tételek ellenőrzésekor jelenik meg.

A fogadott áfa kulcs nem található: az Adatátadó rendszer figyeli, hogy a könyvelésben helyesek-e az áfa-beállításaink. Ez az üzenet akkor jelenhet meg, ha a fogadó programból hiányzik az áfa-kulcs, esetleg más névvel vittük fel a könyvelésbe. Ha a helyettesítő adatok között nem található az áfa-kulcs, kézzel rögzíthetjük a könyvelés áfa-kulcsai közé. A rögzítést követően kattintsunk a  Frissítés ikonra. Ezt követően a helyettesítő adat lenyitható listájából már kiválaszthatjuk az újként felvitt áfa-kulcsot. Hibás / hiányos kitöltés esetén adatátadás közben korrigálható az adott tételre vonatkozó áfa-beállítás.

A fogadott valutanem nem található: a helyettesítő adat lenyitható listájából választhatunk a könyvelésben rögzített valuta-/devizanemek közül, létrehozhatjuk automatikusan a  Létrehozás a célállományban ikonra kattintva, vagy kézileg is rögzíthetjük a hiányzó adatot. Kézi rögzítést követően kattintsunk a  Frissítés ikonra, új adatunk ekkor már megjelenik a helyettesítő adat listában.

Hiányzó árfolyam: valamely valutás tételünknél hiányzik az árfolyam. A hiányzó árfolyamot az adategyeztető képernyőn vihetjük fel.

Kontírozásra vonatkozó üzenetek

A fogadott nettó főkönyvi szám nem található a számlatükörben: ez a figyelmeztető akkor jelenhet meg, ha a feladó program főkönyvi számokra vonatkozó adatátadási beállításai hiányosak vagy a megadott főkönyvi szám nem szerepel a könyvelés számlatükrében. A helyettesítő adat lenyitható listájából választhatja ki a szükséges főkönyvi számot vagy – ha az a helyettesítő adatok között nem található – kézileg is rögzíthetjük a könyvelés számlatükrébe. A főkönyvi szám rögzítése után kattintsunk a Frissítés ikonra, majd válasszuk ki az újként felvitt főkönyvi számot a helyettesítő adat lenyitható listájából.

A fogadott főkönyvi szám alábontással rendelkezik, kérem, adjon meg másik főkönyvi számot: ez a figyelmeztető akkor jelenhet meg, ha a feladó programban beállított valamely főkönyvi számnak alábontása is van a könyvelés számlatükrében. A helyettesítő adat lenyitható listájából választhatjuk ki a szükséges főkönyvi számot vagy – ha az a helyettesítő adatok között nem található – kézileg is rögzíthetjük a könyvelés számlatükrébe. A főkönyvi szám rögzítése után kattintsunk a  Frissítés ikonra, majd válasszuk ki az újként felvitt főkönyvi számot a helyettesítő adat lenyitható listájából.

A főszámlaszám nem állapítható meg automatikusan: hiányzó főszámlaszám (általában: pénztári, vevői vagy szállítói főkönyvi szám hiányzik). Előfordulhat, hogy valutás könyvelésnél a program nem tudja egyértelműen beazonosítani, hogy mely pénztári vagy banki számlára könyvelje az adott valutanemben rögzített tételeket. A helyettesítő adat lenyitható listájából választhatjuk ki a szükséges főkönyvi számot vagy – ha az a helyettesítő adatok között nem található – kézileg is rögzíthetjük a könyvelés számlatükrébe. A főkönyvi szám rögzítése után kattintsunk a  Frissítés ikonra, majd válasszuk ki az újként felvitt főkönyvi számot a helyettesítő adat lenyitható listájából.

A(z) EUR pénztár főkönyvi szám nem állapítható meg automatikusan: lehetséges, hogy a könyvelés törzsadatai között még nincs valutapénztár napló. Ennek gyökere mindig az a főkönyvi szám, amely a házipénztár valutapénztárában a valutnemekhez be lett állítva (pl. EUR – 3821, USD – 3822). A hiányzó naplót kézileg vihetjük fel a programba. Olyan eset is előfordulhat, hogy a valutapénztár napló már szerepel a könyvelésben, de véletlenül forintos tételt könyveltünk rá. Ilyen esetben törölhetjük a téves naplóban rögzített tételeket (törlés után ne felejtsük el rögzíteni a forint pénztár naplóban), ezt követően pedig újra megkísérelhetjük az adatok átadását.