Kipontozások kezelése – Egyszeres könyvelő program

Az Egyszeres könyvelő program kipontozások programfunkciója a következő megoldások megvalósítását teszi lehetővé:

• ki nem fizetett bizonylatok (számlák) kifizetett részének nyilvántartását,
• ki nem fizetett bizonylatokhoz tartozó részkiegyenlítések, kifizetett bizonylatok közt történő megjelenítését,
• kintlevőségek mértékének ügyfelenkénti nyilvántartását.

Bizonylatcsoportok kezelése

Az összepontozásokhoz szükséges bizonylatcsoportok a Törzsek/Egyéb törzsek/Bizonylatcsoportok menüpontban rögzíthetőek. Kipontozandó és kiegyenlítés típusú bizonylatcsoportok vihetők fel, a megnevezéseket célszerű úgy megadni, hogy utaljon a bizonylatcsoport típusára.

1. Az összepontozásokhoz szükséges bizonylatcsoportok a Törzsek/Egyéb törzsek/Bizonylatcsoportok menüpontban rögzíthetőek

2. Kipontozandó és kiegyenlítés bizonylatcsoportok vihetők fel, a megnevezéseket célszerű úgy megadni, hogy utaljon a bizonylatcsoport típusára

A kipontozás folyamata

3. A kipontozó bizonylat tételei technikai áfa kulccsal („–”) könyvelhetők, illetve javasolt ugyanabban az oszlopban és pénztárban vagy bankban rögzíteni, ahova a ki nem fizetett bizonylatot könyvelte, mert a teljes kipontozásig a bizonylatlistában a kipontozandó bizonylatot „képviseli”.

4. A Könyvelés menü / Kipontozások kezelése menüpontban pontozhatja össze a számlákat és a kiegyenlítéseket.

5. A teljes kipontozást követően (kifizetett) bizonylatok közt szerepelnek az eredeti bizonylatok és azok kipontozó bizonylatai is, ezért a kipontozó bizonylatok az egyenlegek szempontjából nem számítanak.

Kipontozások kezelése

A Könyvelés menü / Kipontozások kezelése menüpontot választva a kipontozandó tételek szűrése szűrőablak jelenik meg. A lista tovább szűkíthető rendezett vagy rendezetlen bizonylatokra. Alapértelmezésben az összes bizonylatot listázza a program. Rendezetlen bizonylat az, amelynek nincs kifizetési dátuma. Bizonylatcsoportoknál csak a kipontozandó típusú bizonylatcsoport szűrhető:

A megadott szűrőfeltételek alapján megjelenő képernyő három részt tartalmaz:

1. A szűrőfeltételeknek megfelelő, kipontozandó típusú bizonylatcsoportba sorolt bizonylatokat jeleníti meg a lista

2. Ebben a listában csak azok a kiegyenlítés típusú bizonylatcsoportokba rögzített bizonylatok jelennek meg, melyek nincsenek más bizonylathoz pontozva. Ha a lista felett található ikon segítségével bekapcsolja a kipontozandó tételekkel egyeztető üzemmódot, a listában azok a kiegyenlítések jelennek meg, melyek a kipontozandó tételek listájában aktív tételhez valószínűsíthetően társíthatóak

3. Itt a kipontozandó tételekhez aktuálisan kiválasztott bizonylathoz rendelt kiegyenlítés bizonylatok jelennek meg. Ezek összesített összege adja a fizetett részt. Kipontozni a Kiegyenlít gomb segítségével lehet, a kipontozás visszavonását pedig a Visszavon gombbal kezdeményezheti

Kipontozandó tételek lista 

A szűrőfeltételeknek megfelelő, kipontozandó típusú bizonylatcsoportba sorolt bizonylatokat jeleníti meg a lista.

Kiegyenlítések lista

Ebben a listában csak azok a kiegyenlítés típusú bizonylatcsoportokba rögzített bizonylatok jelennek meg, melyek nincsenek más bizonylathoz pontozva. Ha a lista felett található  ikon segítségével bekapcsolja a kipontozandó tételekkel egyeztető üzemmódot, a listában azok a kiegyenlítések jelennek meg, melyek a kipontozandó tételek listájában aktív tételhez valószínűsíthetően társíthatóak (tehát az Ügyfél, bevétel vagy kiadás összeg, valamint a pénzintézet azonos).

Kiegyenlített rész lista

Itt a kipontozandó tételekhez aktuálisan kiválasztott bizonylathoz rendelt kiegyenlítés bizonylatok jelennek meg. Ezek összesített összege adja a fizetett részt. Kipontozni a Kiegyenlít gomb segítségével lehet, a kipontozás visszavonását pedig a Visszavon gombbal kezdeményezheti. Ha kiegyenlítéskor a fizetett oszlop összege megegyezik a kipontozandó bizonylat fejlécének összegével, akkor a bizonylat teljesen kiegyenlítettnek számít: a kifizetés dátumát a program kitölti a legkésőbbi kiegyenlítés bizonylat kifizetésének dátumával.

Kiegyenlítés továbbra is lehetséges egy ki nem fizetett bizonylat kifizetés dátumának megadásával, de ez a fentiek miatt csak akkor történhet meg, ha nincs a bizonylathoz egyetlen kiegyenlítés sem pontozva, hisz a kifizetés dátuma csak ebben az esetben módosítható egy ki nem fizetett bizonylat esetében. További kitétel még, hogy a ki nem fizetett bizonylat fizetési dátumának kitöltése csak olyan esetben használható, ha egy összegben érkezik annak kiegyenlítése.

Ha egy már rendezett bizonylatot a kipontozás visszavonásával újra rendezetlenné teszünk, akkor a bizonylat kifizetés dátuma törlődik és ezt a törölt dátumot nem jegyzi meg a szoftver, csak újra megállapítja, ha megtörténik kipontozás. Ennek tényéről figyelmeztető üzenetet kap a Felhasználó. Ez akkor lehet hasznos, ha nem kipontozások kezelésével, hanem kifizetés dátumának beírásával teszünk kiegyenlítetté egy bizonylatot.

Figyelem! A korábban már kiegyenlített bizonylatok nem módosíthatóak, csak a kipontozás visszavonása után. A bizonylat módosítása után ne felejtse el újra felvinni a kipontozást a tételekre.

1. A Kiegyenlít gomb segítségével pontozhatja össze tételeit. Ha kiegyenlítéskor a fizetett oszlop összege megegyezik a kipontozandó bizonylat fejlécének összegével, akkor a bizonylat teljesen kiegyenlítettnek számít: a kifizetés dátumát a program kitölti a legkésőbbi kiegyenlítés bizonylat kifizetésének dátumával

2. A kipontozás visszavonását pedig a Visszavon gombbal kezdeményezheti