NAV Online Számlaimport – Ellenőrző lista – Kulcs-Egyszeres

A NAV Online Számlaimporter modul használatával könyvelt bizonylatok utólagos ellenőrzéséhez nyújt segítséget az Egyszeres program Karbantartás menüpontjából elérhető NAV Online Számlaimport – Ellenőrző lista.

A funkció használatakor alábbi ellenőrzési folyamatok futnak le:

• Le nem könyvelt számlák: Az Online Számla rendszerben szereplő, de a Kulcs-Egyszeresbe le nem könyvelt számlák keresése
• NAV Online rendszerben nem szereplő számlák: A Kulcs-Egyszeresbe lekönyvelt, de az Online Számla rendszerben nem szereplő számlák keresése

• Eltérő adatokkal rendelkező számlák: Adattartalmi eltérések keresése azon számlák esetében, melyek mindkét rendszerben megtalálhatóak

Az ellenőrzés elvégzéséhez első lépésben a számlák keltének időintervallumát kell megadni. Amennyiben nagyon sok számlát tartalmaz a Online Számla rendszere a lekérdezés időszakában, úgy javasolt több kisebb intervallumra bontani az ellenőrzés lefuttatását. Az ellenőrzés csak online kapcsolattal futtatható, annak érdekében, hogy az adatok mindig a NAV rendszerében szereplő legfrissebb adatokkal kerüljenek összehasonlításra. Kapcsolat nélküli mód ebben a menüpontban nem lehetséges.

Az Irány mezőben ki kell választani, hogy a Bevétel vagy Kiadás számlákat szeretnénk ellenőrizni.

Az Ügyfél egyeztetés az Ellenőrző funkcióban alapértelmezetten Adószám alapú, módosításra nincs lehetőség a felületen.

A lekérdezés adatmennyiségét az Ügyfél és a Bizonylatszám szűrővel lehet szűkíteni.

Az Ellenőrzés gombra kattintva lefutnak az 1-es pontban részletezett folyamatok.

Az ablak középső részén látható, hogy az egyes ellenőrzési folyamatokhoz kapcsolódóan hány problémás bizonylatot talált a program.

A lekérdezési felület harmadik szekcióban láthatók az adott ellenőrzési folyamathoz kapcsoló bizonylatok tételesen:

A Le nem könyvelt számlák és a NAV Online rendszerben nem szereplő számlák ellenőrzési folyamatok egy-egy számla listát adnak, az itt megjelenő hiányzó számlák pótlását manuálisan kell elvégezni.
A piros háttérrel rendelkező sorok olyan számlákat jelölnek, melyek a NAV Online Számlaimport felületén Kihagyásra jelölt státuszt kaptak.

Eltérő adatokkal rendelkező számlák:

Ebben az ellenőrzési folyamatban a szoftver adattartalmi eltéréseket keres azon számlák között, melyek mindkét rendszerben (NAV Online Számla rendszere, illetve a Kulcs-Egyszeres adatbázisa) megtalálhatók.

Az összehasonlításban szereplő adatok listáját a  ikonra kattintva lehet megtekinteni, illetve bizonyos adatok tekintetében lehetőség van módosításra is. Az összehasonlításban szereplő mezők módosítását az ellenőrzés lefuttatása előtt kell megtenni.

A felületen eldönthető, hogy az esedékesség, a pénzforgalmi jelölés az összehasonlításban figyelembevételre kerüljenek-e. Ezen adatok nem kötelezően felküldendők a számlázó programok részéről a NAV Online Számla rendszerbe, így csak abban az esetben javasolt a beállításuk, ha az Online Számla felületén szerepelnek, azaz lefuttatható rájuk az összehasonlítás. (A pénzforgalmi összehasonlítás csak a Kiadás számlák tekintetében fut le.)

Az Eltérő adatokkal rendelkező számlák opció esetén – az első két ellenőrzési folyamattal ellentétben – van lehetőség megnyitni közvetlenül az Ellenőrzési listából az eltérő adatokkal rendelkező bizonylatok módosítási ablakát és javítani az eltérést okozó hibás rögzítést:

A folyamat egy számla listát ad eredményül, mely a hibás, eltérő adatokkal rendelkező bizonylatokat tartalmazza.

A bizonylatok sorában a  ikonra vagy az adott sorra duplán kattintva lehet megnyitni az egy számlára vonatkozó összehasonlítást tartalmazó ablakot. Az ablakban az Előző és a Következő gombra kattintva lehet a bizonylatok között lépdelni. A NAV Online Számla felületén található adathoz képest eltérőként detektált adat, piros színnel jelenik meg a Kulcs-Egyszeres sorban.

A Kulcs-Egyszeres sorba duplán kattintva megnyitható az adott tétel könyvelési ablaka és elvégezhető a kívánt javítás:

Ha minden adat javításra került, akkor a tétel Ellenőrzés fő ablakában ellenőrizve státuszt kap. Az ellenőrizve státuszú bizonylatokat, a lapozás során ki lehet hagyni a „Csak a nem ellenőrzött bizonylatok” opció bejelölésével.

A sorokat manuálisan is ellenőrizettnek lehet jelölni, amennyiben valóban a NAV Online Számla rendszerben szereplő adatokhoz képest eltérő módon kell a bizonylatot rögzíteni a Kulcs-Egyszeres programba (Pl.: Nincs adólevonási jogunk egy adott számla esetén). A manuálisan ellenőrizettnek jelölés csak az adott munkamenetre érvényes.