Zárás és nyitás – Törzsadatok egyeztetése – Könyvelő program

A törzsadatok egyeztetése a folyószámla analitika nyitásakor és a teljes nyitás indításakor is szükséges lehet.

Ha az új adatbázis-évet az előző pénzügyi év törzsadatainak átvételével hoztuk létre (számlatükör, beállítások, ügyféltörzs stb.), kevesebb egyeztetést kell jóváhagynunk a nyitás folyamata közben. A törzsadatok egyeztetése a számlatükröt, a partnertörzset, az áfa-kulcsokat és a könyvelési naplókat is érintheti.

A nyitás indításakor elsőként meg kell adnunk, hogy mely cég mely évében szeretnénk nyitni adatainkat.

A következő lépésben a számlatükör egyeztetése történik. 3 esetben tapasztalhatunk eltérést az előző év számlatükréhez képest:

Ha az új évben alábontottuk vagy töröltük a hiányzó főkönyvi számot, a Célszámla meghatározása ikonra vagy az Átvezetendő cellára kattintva nyithatjuk meg az új év számlatükrét. Itt  választhatunk létező főkönyvi számot,  ahova átvezetjük tételeinket vagy vihetjük fel újként a hiányzó adatot.

1.kép: Piros színnel kiemelve jelennek meg azok a főkönyvi számok, amelyek az új évben nem érhetőek el vagy alábontással rendelkeznek

2.kép: Kattintsunk duplán az Átvezetendő cellára és az új év számlatükréből válasszuk ki azt a főkönyvi számot, ahova át szeretnénk vezetni az itt könyvelt tételeket (Vagy egy eltérő főkönyvi számra, vagy pedig a problémás főkönyvi szám egy alábontására lehet az átvezetést elvégezni.)

A számlatükör egyeztetése után partnertörzsünk következik. A vevői és szállítói állomány nyitása számlánként történik, ezért a hiányzó vagy duplán rögzített partnerekre minden esetben rákérdez a program. A célpartner kiválasztásánál az új év partnertörzsének beállított tulajdonságai is lényegesek, pl. vevői számlát nem vezethetünk át olyan partnerre, aki csak szállítói tulajdonsággal rendelkezik az új évben.

A lenyitható listában az új évben szereplő partnerek közül válogathatunk. Ha az új évi törzsben nem találjuk a keresett partnert, az automatikus rögzítéshez használjuk a Létrehozás gombot. Ha bekapcsoljuk a Csak a hiányzó ügyfelek opciót, az egyeztetés során nem kell minden partnert egyenként jóváhagynunk, csak a hiányzóakra kérdez rá a program. A helyettesítő adat kiválasztása után kattintsunk a Következő » gombra. Ha véletlenül újként létrehoztunk egy már létező ügyfelet, az új évben használjuk az Ügyfélegyesítés funkciót, a többszörös partnerhivatkozások eltávolítására.

Az áfa-kulcsok egyeztetésére is szükség lehet, ha az új év és az előző év áfa-törzsei eltérnek egymástól. Az áfa-kulcsok egyeztetése a partnerekhez hasonlóan történik.

Teljes nyitás indításakor naplótörzsünket is egyezteti a szoftver. A helyettesítő adatnál csak az új évben létező naplók közül válogathatunk, hiányzó naplókat kézi rögzítéssel vihetünk fel az új évbe.