Egyenlegközlő és Fizetési felszólítás kiküldése e-mailben – Kulcs-Könyvelés

Az Egyenlegközlő és a Fizetési felszólítás e-mailben is kiküldhető Partnereink részére közvetlenül a Könyvelő programból.

E-mail küldés beállítása

A Beállítások/Alapbeállítások/Cégfüggő beállítások/Cég adatai menüpontban meg kell adni az e-mail címet, melyről az Egyenlegközlőket és/vagy a fizetési felszólításokat szeretnénk kiküldeni.

Ezt követően a Beállítások/Alapbeállítások/Cégfüggő beállítások/Listák beállításai menüpontban tudjuk megadni az e-mail küldéséhez kapcsolódó beállításokat. A beállítás megtételéhez az E-mail küldés beállítása menüpontra kell kattintani, majd a felugró ablakban első lépésben ki kell választani a hitelestés típusát: SMTP kiszolgáló vagy Modern hitelesítés 

• A saját levelező szerverének SMTP kiszolgálójáról és annak beállításairól, rendszergazdájától kaphat információt.

Ingyenes Gmail fiók használata esetén az alábbi linken elérhető beállításokra van szükség.

• A modern hitelesítést kiválasztva három szolgáltató közül lehet választani:

  - Google + OAuth 2.0
  - Microsoft SMTP + OAuth 2.0
  - Microsoft Graph + HTTPS (szervezet)

  A Szolgáltató kiválasztása után a Hitelesítő adatokat is szükséges megadni. A modern hitelesítés az e-mail küldő funkciók biztonságosabbá tételét szolgálja, beállítása csak a Rendszergazda felhasználóval lehetséges. Javasolt informatikus segítségét kérni a funkció paraméterezéséhez, illetve átolvasni az üzemeltetői segédletet. 

A Beállítások/Alapbeállítások/Cégfüggő beállítások/Listák beállításai menüpontban található Másolat küldése a cég adatainál megadott címre opció bepipálása mellett az e-mail másolata azon e-mail címre kerül kiküldésre, melyet a Beállítások/Alapbeállítások/Cégfüggő beállítások/Cég adatai menüpontban az E-mail cím sorban megadtunk.

Ahhoz, hogy az e-mailek kiküldésre tudjanak kerülni a címzettek részére, a Beállítások/Ügyfelek karbantartása menüpontban a Partnerek adatlapjára, még a Fizetési felszólítók, illetve az Egyenlegközlők elkészítése előtt fel kell rögzíteni az ügyfél e-mail címét.

A kiküldött e-mailek szövegét a Beállítások/Törzskarbantartások/Csatolt dokumentumok menüpont alatt lehet felvinni az Egyenlegközlő e-mail és a Fizetési felszólítás e-mail menüpontokban.

A menüpontokban megjelenő alapsablonokat lehet módosítani tetszőleges szövegezéssel. Az alapsablonban található makrók (#UGYFELNEV# és #CEGNEV#) biztosítják az automatikus kitöltést, így a használatuk az alapsablon módosítását követően is javasolt.

Egyenlegközlő kiküldése e-mailben

Az Egyenlegközlő szövegezését a Beállítások/Levelezés beállítása/Egyenlegközlő menüpontban van lehetőség megadni a Sablonok között. Az Egyenlegközlő elkészítését a Listák/Levelezés/Egyenlegközlő menüpontban lehet megtenni.

A kiállítás szűrőablakában lehetőség van kiválasztani, hogy mely Ügyfél vagy Ügyfelek részére szeretnénk elkészíteni az Egyenlegközlőt. Ha csak egy Partner részére szeretnénk Egyenlegközlőt küldeni, úgy a Cégnév mezőben a legördülő menü segítségével tudjuk kiválasztani a megfelelő partnert.

Az Ügyfelek kijelölése  ikonra kattintva egyszerre több ügyfél kiválasztására is van lehetőség. A gombra kattintva megjelenik Ügyfelek listája, ahol a Kijelöl oszlopban lévő jelölőnégyzetek segítségével tudjuk kiválasztani, hogy mely Ügyfelek részére szeretnék elkészíteni az Egyenlegközlőt.

Ha a Kijelöl oszlopra jobb egérgombbal rákattintunk, akkor van lehetőség az összes ügyfél kijelölése a Mindent kijelöl (Ctrl+T) funkció segítségével, vagy amennyiben a korábbi kijelölésünket szeretnénk megfordítani akkor egy Inverz kijelöl (Ctrl+I) opcióra is rá tudunk kattintani. A kijelölések megszüntetéséhez az Összes kijelölés törlése (Ctrl+D) funkcióra kell kattintanunk.

A szűrőablakban elvégzett beállításokat követően az OK gombra kattintva megjelenik az Egyenlegközlők nyomtatási előképe. Az e-mail küldésre a nyomtatási előkép felső ikonsorában található Küldés e-mailben gombra kattintva van lehetőség.

Az e-mail kiküldésével egyidejűleg az Egyenlegközlő PDF formátumban mentésre kerül a kiválasztott mappába. Az Egyenlegközlő a kiküldött e-mail mellékleteként, PDF dokumentumként kerül kiküldésre.

Fizetési felszólítás kiküldése e-mailben

A Fizetési felszólítás szövegezését a Beállítások/Levelezés beállítása/Fizetési felszólítás menüpontban van lehetőség megadni a Sablonok között. A Fizetési felszólítás elkészítését a Listák/Levelezés/Fizetési felszólítás készítése menüpontban lehet megtenni.

Az e-mail kiküldését a felszólítások elkészítését követően a Listák/Levelezés/Fizetési felszólítás megtekintése menüpontban tudjuk megtenni.

Fontos! A Partnerek e-mail címét mindenképp a felszólítások kiállítását megelőzően kell felrögzíteni a törzsadatok közé.

A lista megnyitása után kiválasztható/kijelölhető az a felszólítás, amit e-mailen szeretnénk elküldeni az Ügyfelek részére. A kijelölést követően jobb egérgombbal kattintva a Nyomtatás/Automatikus e-mail küldés menüpont segítségével küldhetjük ki az e-mailt. Azon fizetési felszólítás mely rontásra került, nem küldhető ki a partner részére.