Elhatárolás kezelése – Könyvelő program

A Kulcs-Könyvelő programunkban egyszerűen rögzítheti elhatárolásait.

A Beállítások/Alapbeállítások menüpontban található az Elhatárolás beállításának lehetősége, ahol a költségekhez és a bevételekhez tartozó aktív és passzív időbeli elhatárolások főkönyvi számait szükséges megadni.

Az elhatárolás könyvelése előtt egy figyelmeztető üzenet jelzi, ha az elhatárolás könyveléséhez szükséges főkönyvi számok beállítása még nem történt meg.

Az elhatárolás könyvelése a Könyvelés/Elhatárolások könyvelése menüpontból indítható, illetve a Könyvelés ablak bal alsó sarkában lévő elhatárolás ikonra kattintva is megjelennek a könyveléshez szükséges mezők.

Az elhatárolás könyvelését csak vevő és szállító típusú naplóban végezhetjük el.

A beállítások elvégzése után könyveléskor megadhatjuk az elhatárolás időszakát. Az elhatárolni kívánt költséget/bevételt a teljesítés dátumához viszonyítva határolja el a program automatikusan (kivéve az elszámolási időszakos számlák esetében, mert ott az elhatárolás időszak záródátumától veszi fegyelembe), így a Szállító/Vevő könyvelésével egyidejűleg létrejönnek automatikusan a vegyes naplós tételek.

Az elhatárolás tételenként történik, így ha a számlán van olyan tétel amit nem szeretnénk elhatárolni, akkor az Elhatárolás időszakát nem kell kitölteni. Ebben az esetben ahhoz a tételhez nem jön létre elhatárolásos vegyes bizonylat.

Vegyünk példának egy bejövő számlát:

Számla teljesítés dátuma: 2023.02.12
Számla nettó költsége: 30.000 Ft
Elhatárolás időszaka: 2023.01.01 – 2023.03.31
Költségek aktív időbeli elhatárolás főkönyvi száma: 3921
Költségek passzív időbeli elhatárolás főkönyvi száma: 4821
Költség főkönyvi száma: 5111

Mivel a teljesítés dátuma beleesik az elhatárolás időszakába, ezért 2023.02.12- vel olyan vegyes naplós tételek jönnek létre automatikusan amelyben elvezetjük a januárra és a márciusra járó költségeket, így biztosítva azt, hogy februárra csak a februárra vonatkozó költségek legyenek elszámolva. 

1.kép: Januárra vonatkozó költség elhatárolása 

2.kép: Márciusra vonatkozó költség elhatárolása 

Módosítás/törlés

Elhatárolás könyvelésével létrejött könyvelési bizonylatok összekapcsolásra kerülnek, melynek következtében az automatikusan létrejött vegyes naplók nem törölhetőek és nem módosíthatóak. Ezzel kapcsolatban figyelmeztető üzenet is megjelenik a vegyes napló tétel megnyitásakor.

Módosításra úgy van lehetőség, hogy az eredeti szállító vagy vevő naplós tételt módosítjuk, ebben az esetben a vegyes naplós tételek automatikusan újra létrejönnek és tartalmazni fogják a számlával kapcsolatos eszközölt módosítást is.

Az eredeti számla törlésével egyidejűleg a hozzátartozó vegyes naplós bizonylatok (gazdasági évek közötti elhatárolás esetén is) automatikusan törlésre kerülnek, így biztosítva azt, hogy az elhatároláshoz beállított főkönyvi számokon ne maradjon olyan tétel aminek nincs meg a megfelelő párja.

Amennyiben egy számla már rögzítésre került és utólag szeretnénk elhatárolást rögzíteni az adott számlához, akkor nincs szükség a számla törlésére és újbóli rögzítésére, hanem a Módosítás menüpontban nyissuk meg a módosítani kívánt számlát, majd a Könyvelés ablak bal alsó sarkában megjelenő ikonra kattintva     utólag is megadhatjuk az elhatárolás időszakát a tétel betöltését követően. A Könyvel opció megnyomásával egyidőben létrejönnek az elhatárolást tartalmazó vegyes naplós tételek is.

Gazdasági évek közötti elhatárolás

Az elhatárolás időszakában olyan időintervallumot is megadhatunk amely áthúzódik előző és/vagy következő gazdasági évre.

Előző üzleti évre áthúzódó elhatárolás esetén a vegyes naplós tételek automatikusan létrejönnek az előző gazdasági évben. Amennyiben nem létezik előző üzleti év akkor értelemszerűen nem jönnek létre az előző időszakra vonatkozó vegyes naplós tételek, és erre egy figyelmeztető üzenet is felhívja a figyelmet.

Amennyiben a tárgyévben és az előző évben a törzsadatok nem egyeznek (részlegszám, munkaszám, projekt, főkönyvi szám) akkor a számla könyvelését követően egy egyeztető ablak érhető majd el, ahol helyettesítő adat megadására van lehetőség.

Az adategyeztető bezárása vagy a Mégse opcióval való kilépés esetén a vegyes naplós tételek nem jönnek létre a korábbi üzleti évben. Utólag, vagy manuálisan pótolhatjuk ezeket a vegyes naplós tételeket, vagy a számla módosításával (Könyvel opció megnyomásával) mely során újból az adatok egyeztetése ablakban megadhatjuk a helyettesítő adatot.

Következő üzleti évre áthúzódó elhatárolások esetén a Vevő/Szállító analitika megnyitásával jönnek létre a következő gazdasági évbe az elhatároláshoz tartozó vegyes naplós bizonylatok. Amennyiben a két gazdasági év között törzsadatok közötti eltérés van, akkor a már ismert módon az egyeztető ablakban adható meg helyettesítő adat, vagy létre is hozhatjuk azt. FONTOS! Az elhatárolás megfelelő működéséhez elengedhetetlen, hogy a gazdasági évek folytatólagosak legyenek (Zárás és Nyitás/Beállítások/Általános beállítások/Zárási időszak). Amennyiben a zárási időszakok folytonossága nem teljesül akkor a program erről üzenetet küld a nyitás során.