Új napló rögzítése – Könyvelő program

Könyvelésünkben lehetőség van az azonos típusú bizonylatokat (pl. Szállító) más-más naplóban vezetni, hogy külön naplószámon lehessen rögzíteni őket, illetve jobban különválaszthatóak legyenek (pl. Belföldi szállító és Külföldi szállító).

Ilyen esetek lehetnek például a faktorálás, a lízing könyvelése, technikai bank napló használata vagy a bankkártyás kiegyenlítések kezelése.

Ha több azonos típusú naplóra van szükségünk a könyveléshez, az alábbi szabályok szerint rögzíthetünk új naplókat. Az utólagosan (kézzel) felvitt napló gyökere nem lehet más naplók gyökerének alábontása, valamint nem lehet más naplók gyökere. Hibás rögzítési kísérlet esetén erről a program figyelmeztető üzenetet küld:

A naplók szerkezetét az első könyvelések rögzítése előtt célszerű kialakítani. Ha később, könyvelés után szeretnénk módosítani a naplók szerkezetén, az adott főkönyvi számra lekönyvelt tételeket törölni kell a rendszerből, majd újra felvinni azokat.

A naplók szerkezetét a Beállítások / Törzskarbantartások menüpont, Napló oldalon alakíthatjuk ki. A napló megnevezésének, gyökerének, sorszámozásának módosításához kattintsunk duplán az adott naplóra, és változtassuk meg a módosítani kívánt paramétert.

A napló sorszámozása mezőben a sorszámozás módját állíthatjuk be. Napló sorszámozási mód választásával a program adott naplón belül adja a folyamatosan növekvő sorszámokat, főkönyvi szám sorszámozási mód esetén pedig a napló gyökeréhez tartozó alábontásokon kapjuk majd a folyamatosan növekvő sorszámokat.

Figyelem! A naplósorszámozás beállítása hatással lehet a téves rögzítések korrekciójában végezhető műveletekre.

Új napló rögzítéséhez kattintsunk az Új gombra. Adjuk meg a napló kódját, típusát, megnevezését, gyökerét, valamint a napló sorszámozásának módját.

A naplók típusa lehet:

A szoftver könyvelés közben a szállító naplót kínálja fel alapértelmezetten. Ha gyakrabban könyvelünk pl. vevő naplóban, megváltoztathatjuk ezt a beállítást. Kattintsunk a választott napló sorára és nyomjuk meg az Alap napló gombot. Ha véletlenül kattintottunk a gombra, az eredeti állapot visszaállításához a szállító naplót tegyük alapértelmezetté.

Hasznos tipp: előlegek könyvelése esetén, ha devizás előleg számlák is előfordulnak a könyvelésben, célszerű lehet az előlegekhez tartozó főkönyvi számot (pl. 453) úgy alábontani, hogy minden devizanemnek legyen egy saját előleg főkönyvi száma (pl. 4531 - Előleg  Ft, 4532 - Előleg EUR, 4533 - Előleg USD)

Abban az esetben lehet erre szükség, ha korábban 453-as gyökérrel rögzítettünk technikai bank naplót a szoftverben (ez adatátadással fogadott előlegszámlák esetében általában szükséges), mivel bank típusú naplókban a főkönyvi számra rögzített első tétel meghatározza a könyvelhető tételek devizanemét.