Előkönyvelés/Státusz kezelés- Könyvelő program

A legújabb verzióval elérhető egy új funkció az Ügyfeleink számára. Az Előkönyvelés funkció segítségével jogosultság beállítások mellett a program egyik felhasználója a könyvelési tételeket előkönyvelt státuszban tudja rögzíteni, míg egy másik felhasználó jóváhagyhatja ezeket a tételeket. A funkció PLUSZ verzióval érhető el.

Beállítás

A funkció eléréséhez a Beállítások/Alapbeállítások között található Előkönyvelés menüpontban kell beállítani, hogy szeretnénk használni ezt  funkciót. Utána választhatóak ki azok a naplók amik esetében  szeretnénk ha a tételek előkönyvelt státusszal jönnének létre.

Ezt a beállítást csak Rendszergazda végezheti el. Ha egy olyan felhasználóval lépünk be a menüpontba akinek nincs jóváhagyási jogosultsága akkor ez a menüpont inaktív lesz.

A működéshez még a Karbantartás/Adatbiztonsági beállítások menüpontban szükségszerű beállítani az adott felhasználóhoz, hogy nincs joga az Előkönyvelt tételek jóváhagyására.

Az a Felhasználó akitől elvesszük az Előkönyvelt tételek jóváhagyása jogosultságot, az csak előkönyvelt státuszú tételeket rögzíthet. Jóváhagyásra nincs joga. Adatátadó – és Főkönyvi adatimporter – használata mellett is csak előkönyvelt státuszú bizonylatok keletkeznek.

Az előkönyvelt tételek a Módosítás menüpontban szürke háttérrel jelennek meg, illetve a Módosítás, Karton lista és az Áfa-analitika szűrőablakán is külön szűrési feltételként kiválaszthatjuk, hogy melyik tételeket szeretnénk megjeleníteni.

A Módosítás ablakban egy külön oszlop is jelzi, hogy milyen státusszal rendelkezik egy adott könyvelési bizonylat.

Jóváhagyás

A jóváhagyáshoz egy olyan Felhasználóval kell dolgoznunk akinek van joga az Előkönyvelt tételek jóváhagyására.

A Módosítás menüpontban a bizonylatokba belépve a Könyvel és Mentés opció megnyomásával is jóváhagyottá válnak a bizonylatok. Illetve a Módosítás ablakban jobb egérgombbal elérhetőek a jóváhagyás funkciók:

Működés

Előkönyvelt státuszú bizonylatot bármelyik Felhasználó módosíthat/törölhet, jóváhagyott bizonylatot azonban az a Felhasználó akinek nincs joga az Előkönyvelt tételek jóváhagyására, módosítani és törölni nem tud. Az a Felhasználó akinek van joga az Előkönyvelt tételek jóváhagyására az azonnal jóváhagyott státuszú bizonylatot tud a programban rögzíteni, a továbbiakban jóváhagyásra nincs szükség.

Addig amíg a tételek nem kerülnek jóváhagyásra addig minden listán ugyanúgy szerepelnek a könyvelési tételek, viszont az alábbi műveleteket nem lehet elvégezni:

• Áfa zárás
• Zárás és Nyitás/Átvezetések könyvelése
• Zárás és Nyitás/Teljes nyitás
• Zárás és Nyitás/Pénzügyi naplók nyitása
• Zárás és Nyitás/Csak a folyószámla analitika nyitása
• E-beszámoló (OBR export)
• Audit XML lekérdezése
• Periódus zárás
• Pénztári tételek feladása a Házi – Prémium felé

Amennyiben a tételek jóváhagyásra kerülnek akkor ezeket a műveleteket már bármelyik felhasználó elvégezheti.